Интернет, компьютеры, софт и прочий Hi-Tech

Подписаться через RSS2Email.ru

Автоматизация документооборота

Автоматизация стала, на сегодняшний день, не только средством оптимизации внутренних бизнес-процессов организации, но и насущной необходимостью в современных условиях жесткой конкуренции. Автоматизация документооборота дает любой организации новые возможности по ускорению работы и позволяет опередить конкурентов в принятии оперативных и стратегических решений.

Когда и зачем нужно внедрять систему электронного документооборота? Сегодня она необходима так же сильно, как в середине девяностых была необходима автоматизация бухгалтерского учета.

Этому есть несколько причин. Во-первых, информацию нужно обрабатывать все быстрее и качественнее, так как информационные потоки становятся не менее важными, чем материальные. А во-вторых, утрата информации или попадание ее в чужие руки обходятся весьма дорого. Организации, работающие с документами традиционным способом, имеют ряд общих проблем:

  • документы теряются;
  • скапливается множество документов, для которых неясны источник и назначение;
  • информация, содержащаяся в документах, попадает в случайные руки;
  • масса рабочего времени тратится на поиск нужных документов;
  • создается множество копий одних и тех же документов, – тратятся средства на копирование и бумагу;
  • тратится много времени на подготовку документов и их согласование.

Система электронного документооборота (СЭД) не только решает все эти проблемы, но и

  • обеспечивает слаженную работу подразделений;
  • упрощает работу с документами, повышает ее эффективность;
  • повышает производительность труда сотрудников сокращая время создания, обработки, поиска документов;
  • повышает оперативность доступа к нужной информации;
  • позволяет разграничить права доступа к информации.

Напрашивается вывод: автоматизация документооборота нужна любой организации любого размера и типа собственности. Ее внедрение нужно начинать уже сейчас. Сегодня внедрение инноваций является условием успешности любого бизнеса.

В настоящее время существует большой выбор систем электронного документооборота. Предлагаемые программные продукты для работы с документами можно классифицировать следующим образом:

  • системы автоматизации делопроизводства;
  • системы управления потоками рабочих документов;
  • электронные системы управления документами;
  • системы управления и организации архивов документов.

Каждая из них решает определенный класс собственных задач. Особого внимания заслуживают ERP-системы, так как бытует мнение, что они решают все задачи, связанные с документооборотом.

Поэтому можно часто слышать следующие слова управленцев: «мы внедряем ERP и нам не нужна система автоматизации ДОУ». Это не так – системы класса ERP предназначены для автоматизации только производственного документооборота, но никак не управленческого. Более эффективным решением была бы интеграция ERP с системой автоматизации ДОУ.

Производители систем, говорят, что их продукты самые функциональные, удобные и эффективные.

Бывает так, что заказчик приходит с определенной проблемой, производитель выслушивает его и предлагает свою суперсистему, которая враз решит все проблемы. В итоге, заказчик тратит немалые деньги на ее внедрение, но не получает, чего хотел. Хотя программный продукт, возможно, действительно хорош, но предназначен для решения других задач.

Поэтому перед внедрением следует определиться, решение каких задач вы желаете поручить системе автоматизации документооборота. Если в штате нет специалистов, способных определить класс требуемой системы, то можно обратиться к консультанту.

И, тем не менее, еще раз обращаем внимание на то, что на сегодня внедрение систем автоматизации документооборота является необходимым. Они дают реальные выгоды и экономический эффект. Важно правильно выбрать СЭД и не слишком экономить на внедрении. Длительность процесса внедрения системы в основном зависит от ее сложности и колеблется в пределах от недели до года, а иногда и более.

04.11.2010


Предыдущие публикации:

Биржа долевых инвестиций SIMEX.

Последнее редактирование: 2010-11-04 01:00:48

Метки материала: soft, софт, автоматизация документооборота, автоматизация, по, информация, информационные технологии, виды по, информационные системы, программное обеспечение, software, hi tech

Оставьте, пожалуйста, свой комментарий к публикации

Представиться как     Антибот:
   

Просьба не постить мусор. Если вы хотите потестить xBB, воспользуйтесь кнопкой предварительного просмотра на панели инструментов xBBEditor-а.


© 2007-2019, Дмитрий Скоробогатов.
Разрешается воспроизводить, распространять и/или изменять материалы сайта
в соответствии с условиями GNU Free Documentation License,
версии 1.2 или любой более поздней версии, опубликованной FSF,
если только иное не указано в самих материалах.